Kerromme tässä selosteessa miten henkilötietojasi käsitellään Saamelaisten totuus- ja sovintokomission kuulemisissa; mitä henkilökohtaisia tietojasi keräämme ja käsittelemme, miten ja mihin tarkoituksiin niitä käytämme. 

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön. Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka tietoja käsitellään. Käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimintoja. 

Rekisterinpitäjä 

Saamelaisten totuus- ja sovintokomissio toimii rekisterinpitäjänä.   Totuus- ja sovintokomissio vastaa kuulemisiin liittyvien henkilötietoaineistojen asianmukaisesta, turvallisesta ja lainmukaisesta käsittelystä. Valtioneuvoston kanslia toimii henkilötietojen käsittelijänä ja vastaa komission sihteeristölle tarjoamansa teknisen asiakirjahallinnon ja järjestelmien tietoturvasta. Valtiokonttori toimii henkilötietojen käsittelijänä komission lukuun tietojen analysoinnin osalta.

Saamelaisten totuus- ja sovintokomission yhteystiedot: Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä komission toiminnassa antaa pääsihteeri Ulla Aikio-Puoskari, info@sdtsk.fi, puh. +358 295 160 135 ja tietosuojavastaava, suunnittelija Aslak Uula Länsman, tietosuojavastaava@sdtsk.fi, puh. +358 295 161 040.

Henkilötietojen käsittely 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Valtioneuvosto asetti saamelaisten totuus- ja sovintokomission istunnossaan 28.10.2021. Komission tavoitteena on koota saamelaisten kokemukset Suomen valtion ja eri viranomaisten toimista sekä tehdä tämä tieto näkyväksi. Komission tehtävät ja tarkoitus on määritelty sille annetussa mandaatissa.

Komission työn tavoitteena on koota saamelaisten kokemukset Suomen valtion ja eri viranomaisten toimista ja siitä, millaisia vaikutuksia ja seurauksia niillä on ollut ja edelleen on saamelaisille alkuperäiskansana ja sen jäsenille yksilöinä, ja tehdä tämä tieto näkyväksi. Totuus- ja sovintoprosessin tarkoituksena on tunnistaa ja arvioida historiallista ja nykyistä syrjintää, mukaan lukien valtion sulauttamispolitiikkaa, sekä oikeuksien loukkauksia, selvittää miten nämä vaikuttavat saamelaisiin ja heidän yhteisöönsä nykyisessä tilanteessa ja ehdottaa, miten voitaisiin edistää yhteyttä saamelaisten ja Suomen valtion välillä sekä saamelaisten keskuudessa. Komission on pyrittävä ottamaan työssään huomioon saamelaisten oikeuksien toteutumiseen vaikuttavat keskeiset muutostekijät, kuten ilmastonmuutos.

Komission on määrä luovuttaa raporttinsa ja toimenpide-ehdotuksensa 30.11.2023 mennessä. On kuitenkin mahdollista, että komissiolle annettua tehtävää jatketaan.

Henkilötietojen käsittelyperusteet komission työn aikana ja aineistojen arkistointi Kansallisarkistoon komission työn päättyessä

Komissio käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyn antaman kirjallisen suostumuksen perusteella. Henkilötietoja käsitellään komission työn ajan komission raporttia ja toimenpide-ehdotusten valmistelua varten.  Komissio tuo raportissaan esille yksilöiden kokemuksia siten, että tekstistä ei voi tunnistaa yksittäistä henkilöä. Komissio voi rekisteröidyn niin halutessa tuoda raportissaan esille hänen kokemuksiaan hänen nimensä mainiten. 

Komissio tallentaa yksittäisistä kuultavista/rekisteröidyistä koko nimen, syntymävuoden, osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen sekä kuulemisen. Tallennettujen kuulemisten kirjallisen käsittelyn mahdollistamiseksi komissio voi luovuttaa omaan lukuunsa alihankkijoilleen haastattelutallenteita litteroitaviksi tai käännettäviksi. Lisäksi, kuten mainittua, Valtioneuvoston kanslia toimii henkilötietojen käsittelijänä ja huolehtii tässä roolissaan komission tietojärjestelmien toimivuudesta ja tietoturvasta. Komissio huolehtii siitä, että sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaisesti. 

Jakamalla kokemuksesi komission käyttöön, komissiolle muodostuu julkisena toimijana oikeus käsitellä tietojasi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Allekirjoittamastasi suostumuslomakkeesta muodostuu viranomaisen asiakirja ja se arkistoidaan. Komission mandaatin mukaisesti sen aineistot siirtyvät työn päätyttyä Kansallisarkiston Saamelaisarkistoon Inariin, jossa niitä käsitellään arkisto- ja julkisuuslainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Mikäli peruutat suostumuksesi kertomiesi kokemusten käyttämisestä komission työssä, komissio säilyttää ainoastaan tiedot suostumuksen antamisesta ja sen peruuttamisesta arkistointiin liittyvän käsittelyperusteen nojalla. Peruuttaessasi suostumuksesi, kokemukseesi liittyvät aineistot tuhotaan eikä niitä käytetä raportin laatimisessa, eivätkä ne siten siirry komission työn jälkeen Kansallisarkistoon. Sinulla  on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn komission tekemien kuulemisten loppuun saattamiseen asti  ilmoittamalla siitä komission sihteeristölle puhelimitse tai sähköpostitse osoitteeseen info@sdtsk.fi. Kuulemisten päättymisestä tiedotetaan komission nettisivuilla www.sdtsk.fi. Kun kuulemisaineistot on komission työn jälkeen siirretty arkistoon, suostumusta ei voi enää peruuttaa, vaan kuulemisaineistot säilytetään pysyvästi.

Asiantuntijakuulemiset 

Komissio käsittelee asiantuntijakuulemisiin liittyviä henkilötietoja tietosuoja-asetuksen mukaisen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi komission työn aikana. Asiantuntijakuulemisista tallennetaan nimi, asiantuntija-asema, kuuleminen ja/tai siitä tehdyt muistiinpanot. 

Kuvaus henkilötietojen suojauksesta ja niiden luovuttamisesta komission työn aikana

Saamelaisten totuus- ja sovintokomissio varmistaa, että henkilötiedot tallennetaan ja niitä käsitellään vain asianmukaisesti ja ajantasaisin tietoturvatekniikoin suojatuissa tietokannoissa. Valtioneuvoston kanslia tietojenkäsittelijänä ja palvelun tarjoajana huolehtii siitä, että sen tarjoamat tekniset ratkaisut ovat tietoturvallisia. Henkilötietojasi käsittelevät komission sihteeristössä ne, joiden tehtävänä on raportin tuottaminen ja komissaarit siltä osin kuin se on tarpeen työn toteuttamiseksi sekä alihankkijat (kuten kääntäjät, tulkit ja litteroijat), joiden kanssa komissio on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Saamelaisten totuus- ja sovintokomissio on luonteeltaan viranomaistoimijaan rinnastettava julkinen toimija ja siksi sen toimintaan sovelletaan julkisuuslakia. Julkisuuslain mukaan viranomaisen asiakirjat, jotka sisältävät yksityiselämää koskevia tai muita arkaluonteisia tietoja, ovat salassa pidettäviä. Arkistoon siirrettävät asiakirjat, joissa on yksityiselämää koskevia tai muita arkaluonteisia tietoja, ovat salassa pidettäviä samojen säännösten mukaan myös arkistoinnin aikana. Niihin voi kuitenkin Kansallisarkistoa koskevan lainsäädännön mukaisesti hakea mm. tutkimuslupia, joiden myöntämisestä päättää Kansallisarkisto käytäntöjensä ja sitä koskevien määräysten mukaisesti.

Oikeutesi 

Sinulla on oikeus saada lisätietoa tietojesi käsittelystä, saada pääsy sinusta tallennettuihin henkilötietoihin, pyytää vanhentuneiden tai virheellisten tietojen oikaisemista sekä oikeus valittaa selosteessa kuvatusta henkilötietojen käsittelystä toimivaltaiselle viranomaiselle.   Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa. Voit myös peruuttaa suostumukseksi henkilötietojesi käsittelyyn komission työn aikana, kuitenkin viimeistään komission kuulemisten päättyessä. Mikäli haluat käyttää näitä oikeuksiasi, pyydämme sinua olemaan yhteydessä sähköpostitse komission tietosuojavastaavaan Aslak Uula Länsmaniin tietosuojavastaava@sdtsk.fi tai puhelimitse +358 295 161 040 tai komission sihteeristöön.

Saamelaisen psykososiaalisen tuen yksikön rooli 

Saamelaisen psykososiaalisen tuen yksikkö Uvjj – Uvjâ – Uvja tukee totuus- ja sovintoprosessia tarjoamalla kulttuuriperustaista henkistä ja psyykkistä tukea saamen kielillä totuus- ja sovintoprosessin aikana. Uvjj – Uvjâ – Uvja on mukana kaikissa ryhmäkuulemissa. Lisäksi se voi kuultavan niin halutessa osallistua myös yksilökuulemiseen. Komission sihteeristö auttaa tarvittaessa yhteyden luomisessa saamelaiseen psykososiaalisen tuen yksikköön. Sen työntekijöitä sitoo salassapitovelvollisuus eivätkä he tee kuulemisista kirjauksia terveydenhuollon rekistereihin.

Psykososiaalisen tuen yksikköön voi olla yhteydessä milloin tahansa totuus- ja sovintoprosessin aikana, eikä komissio saa tietoonsa sille annettuja tietoja.  

Saamelaisen psykososiaalisen tuen yksikön yhteystiedot: https://uvja.fi/, palvelunumero arkisin klo 8-16: 040 663 8882.